Аренда офиса или организация офисного переезда начинается с вдохновения. Вы представляете себе готовый результат: все сотрудники компании работают и процветают в новом стильном и идеально организованном пространстве.
Если вы экономите свое время и силы, то вы уже знаете, что аренда офиса в Санкт-Петербурге - дело, которое лучше доверить профессионалам, тем более, это бесплатно для арендаторов. Агентство коммерческой недвижимости все сделает за вас.
Итак, идеальный офис найден. Паника наступает, когда вы осознаете, что нужно придумать, как подготовить офисный переезд, продумать и организовать все моменты. И главное - подготовить новый офис к работе, сделать его эргономичным, функциональным, “дееспособным” и поддерживающим все бизнес-процессы!
Вот примерный список шагов, который поможет сделать так, чтобы все прошло гладко.
Шаг 1: Планирование (6-12 месяцев до переезда)
Создайте единое место для хранения информации о переезде и список дел. Определитесь, где вы будете записывать и систематизировать все заметки, контакты брокеров и документы.Шаг 2. Известите сотрудников о переезде
Если компания большая, составьте грамотное электронное письмо, презентацию для руководства или короткое видео, чтобы сообщить сотрудникам о важном шаге. Независимо от выбранного формата, сотрудники должны получить всю необходимую информацию из вашего сообщения: чем подробнее вы опишете в сообщении, тем легче будет спланировать все этапы переезда. Несколько пунктов, которые стоит включить в уведомление:
- Новое название и адрес офиса
- Примерную дату / сроки
- Ключевые особенности нового офиса
- Объяснение причины переезда (цитата генерального директора или другого ответственного лица - отличный способ обосновать решение и мотивировать сотрудников)
- Действия, которые сотрудники должны выполнить незамедлительно
- Ожидаемая для сотрудников информация о будущих изменениях
Шаг 3. Подготовка нового офиса
Разные бизнес-центры Санкт-Петербурга могут сдавать офисы с разной степенью готовности к въезду. Это могут быть офисы shell & core – это состояние помещения, при котором оно еще не пригодно к въезду. Есть только бетонные стены, пол и потолок, подведенные коммуникации и отопление, стоят стеклопакеты. Этот вариант подходит для компаний, которые хотят сделать все “под себя” и готовы к длительному комплексному ремонту.
В зависимости от класса здания, состояние офиса может значительно различаться. В бизнес-центрах класса "A" площадка обычно уже полностью подготовлена для обустройства, в то время как в классах "B" и "C" могут понадобиться дополнительные работы.
В офисах с предчистовой отделкой стены выровнены, пол залит, коммуникации проведены, отопление и вентиляционные системы функционируют исправно. Это своего рода переходный этап между "шелл & кор" и готовым к использованию офисом.
Чистовая отделка, в свою очередь, подразумевает, что офис уже полностью готов для заселения, и дополнительные отделочные работы проводятся по желанию и потребностям арендатора или владельца помещения.
Обустройство офиса
После завершения чистовой отделки встает вопрос об обустройстве офиса и его меблировке. Необходимо тщательно продумать расстановку мебели и размещение сотрудников в новом офисе. Это позволит определить оптимальное распределение рабочих мест. На этот этап можно потратить кучу времени, обращаясь к разным подрядчикам за мебелью и доп. услугами.
К счастью, есть агентства по подбору коммерческой недвижимости, которые могут помочь и в этом. Так, комплектация офисов - одна из услуг компании AmPlatz. Бесплатный дизайн-проект с визуализацией готового результата, план расстановки, подбор подходящей мебели и ее закупка - вот все услуги, которые мы оказываем арендаторам, чтобы существенно облегчить и ускорить переезд.
Шаг 4. Подготовка к въезду и обживание
Следующим важным шагом является уточнение условий подключения коммуникаций у арендодателя, таких как телефонные линии и доступ к высокоскоростному интернету. Это важно делать заранее, чтобы избежать возможных неудобств после переезда.
Чаще связывайтесь с вашим новым управляющим, чтобы убедиться, что все идет гладко. Убедитесь, что все коммуникации подключены. За две недели до въезда убедитесь, что в офисе все чисто и готово для вашей команды.
Узнайте параметры БЦ, которые могут повлиять на процесс переезда: пропускную способность входов и выходов, грузоподъемность лифтов, наличие зоны для погрузки и разгрузки, и т.д. Заранее при необходимости закажите пропуски для сотрудников, места на парковке для их автомобилей.
Если вы решили арендовать офис в Санкт-Петербурге, воспользуйтесь помощью профессионалов - обращайтесь в AmPlatz! Это существенно облегчит вашу задачу на этапе поиска помещения и даже на этапе его обустройства. Мы бесплатно сделаем вам дизайн-проект, подберем мебель, создавая прекрасную эргономику вашего пространства!