На что стоит обращать внимание компании-арендатору, когда она только начинает планировать переезд в новый офис? Как свести к минимуму возможные финансовые потери - рассказывает эксперт компании AMPLATZ.
“Первое, что нужно сделать как только у вас появился запрос на переезд в новый офис в другом бизнес-центре - это заглянуть в ваш текущий Договор аренды.
На что смотреть
На пункт об условиях расторжения Договора. А точнее - за какой срок нужно уведомить вашего арендодателя о съезде и что будет в случае нарушения этих условий.
В стандартном Договоре аренды сроки, за которые вы должны предупредить о переезде, обычно составляют месяц-два. Но нередко прописаны и очень большие сроки. Например, полгода. На нашей практике была ситуация, когда компания не обратила внимание на пункт расторжения Договора. Они нашли себе отличный новый офис и готовились к переезду в него. Но…расторгнуть текущий Договор аренды они просто не смогли! У них встал выбор между тремя вариантами:
- оставаться еще на полгода в своем старом бизнес-центре, при этом оплачивая двойную аренду и старому БЦ, и новому (чтобы не потерять хорошее место);
- съехать досрочно из старого БЦ и заплатить штрафные санкции арендодателю. При этом сумма неустойки составляла несколько месяцев аренды помещений.
- остаться в старом офисе и потерять подходящий по всем требованиям вариант (т.е. потерять все время и силы, затраченные на поиск “бизнес-центра Мечты”).
Только представьте: если крупная компания занимает несколько тысяч квадратных метров и платит миллионы рублей за аренду в месяц, то какими будут потери за 6 месяцев (обычно максимальный срок в договорах аренды) неустойки!
Чем закончилась история этого клиента? От сделки им пришлось отказаться, чтобы избежать штрафа около 10 млн рублей. Но на моей практике были кейсы со всеми вариантами решений.
Как выбрать лучший момент для переезда?
Развития ситуации при смена офиса может быть два. Первый вариант, если речь идет о действующем договоре аренды с лояльным собственником. В этом случае сроки уведомления о расторжении договора обычно составляют 1-2 месяца. Тогда мы начинаем с поиска для арендатора нового офиса с учетом всех его потребностей и пожеланий.
Когда вариант найден, сразу уведомляем текущего арендодателя о съезде. Примерно месяц длится подготовка в новый офис - она может включать:- полный редизайн офиса
- перепланировку
- косметический ремонт
- комплектацию интерьера мебелью и др.
Второй, более сложный, вариант, когда в текущем договоре стоит срок предупреждения о расторжении за 3-6 месяцев. Тогда начинаем с другого конца: сначала уведомляем старого арендодателя о расторжении Договора. После этого начинаем поиск, зная примерные сроки переезда. Конечно, есть большой риск не попасть день-в-день со сроком переезда. Это тоже нормально. В этом случае можно договориться со старым арендодателем на время продлить договор. Если же арендодатель не согласен и уже выселяет, можно найти временный (пусть и не самый комфортный вариант) и переждать до въезда в новый офис.
Если вы хотите избежать любых проблем при аренде офисов и переезде, просто обратитесь за помощью к профессионалам. Брокеры AMPLATZ всегда уточняют у своих клиентов, какие у них сроки текущего Договора аренды, уведомили ли они собственника о переезде.
И самое приятно, услуги для вас бесплатны. Мы работаем напрямую от собственников, поэтому услуги для арендаторов бесплатны. Сопровождаем сделку на всех этапах — от подбора офиса до подписания договора аренды, помогаем с оформлением документов. А также бесплатно создадим 3D дизайн-проект и поможем с созданием интерьера.